La progression et l’amélioration continue de l’entreprise passent irrémédiablement par la tenue d’un plan d’actions. Une action est avant tout une manifestation de volonté pour accomplir quelque chose, un acte, une énergie dont le but est de créer du mouvement, de la transformation ou une modification. Bien souvent une action est liée à une cause de quelque chose. Une action est la conséquence d’un effet, d’un risque nécessitant une réflexion aboutissant à une manifestation.

Pourquoi la tenue des actions en entreprise peut-elle aboutir à une amélioration continue ? Comment l’entreprise peut -elle vérifier si les actions menées ont porté leur fruit ?

Dans votre travail, vous avez décidé de mettre en place des actions pour améliorer la rentabilité, d’améliorer les conditions de travail, de supprimer des non-conformités ou d’une manière plus générale de respecter les prérogatives du triangle d’or (délai, coût et qualité)

Dans cet article, je vais vous expliquer comment mettre en place un plan d’action efficace dans l’entreprise. Quelle est la meilleure action à mener dans l’entreprise pour obtenir un maximum de résultat ? Comment vérifier les résultats des actions menées ?

Avant toute chose, la première des choses à faire est de réaliser une analyse, un diagnostic précis pour connaître les risques en matière de qualité, sécurité et productivité. Plus l’analyse sera précise, plus les actions seront réfléchies et vecteurs de réussite.
Une analyse doit prendre en compte 4 éléments principaux : la fréquence (périodicité du risque), la gravité (les conséquences du risque sur l’entreprise), les indicateurs dégradés (coûts, qualité, délais) et la maîtrise existante dans l’entreprise (procédures, protections, management).

Lorsqu’on analyse les risques, il est très important de prioriser les dysfonctionnements dans l’entreprise de manière à travailler sur ce qui est le plus important et dont les conséquences sont les plus graves dans les activités et l’état de santé de l’entreprise. Au niveau stratégique et générale de l’entreprise, réaliser un SWOT et une étude marketing des parties prenantes. Le SWOT prend en compte les forces et les faiblesses de l’entreprise et les menaces et opportunité du marché.

La seconde chose est de réfléchir communément pour trouver les actions les plus pertinentes, efficaces dans l’entreprise. De nombreux outils managériaux existent tels que le brainstorming, les matrices de compatibilité, le travail collaboratif basé sur l’engagement et la coopération ainsi que le management d’innovation. Quand vous devez mettre en place des actions dans vos activités, soyez entouré d’experts. Bien souvent, c’est le comité de pilotage ou le comité de direction qui vont décider des actions à mener. Lorsque vous avez des actions à appliquer dans l’entreprise, il faut vous poser 5 questions principales : quoi ? qui ? quand ? comment ? pourquoi ?

Ne perdez pas de temps : si la non-conformité est majeure, une action corrective doit être réalisée dans l’immédiat. Je prends un exemple. Si vous êtes fabricant de chaussure et que vous vous apercevez que la machine produit deux pieds droits, vous allez immédiatement arrêter la machine afin de réparer immédiatement l’anomalie sans même attendre la fin de la fabrication.

Cet exemple est bien évidemment exagéré mais la moralité de cette anomalie majeure permet de comprendre qu’il est important qu’il y ait un contrôleur qualité en permanence permettant de vérifier la conformité des produits mais également de s’assurer des actions à mener en cas d’anomalie.

Viens ensuite la prévention. Prévenir, c’est éviter que l’entreprise se retrouve dans des situations délicates affectant directement ou indirectement l’état de santé de l’organisme et engendrant des dysfonctionnements en matière de délais et de qualité vis-à-vis du client.

Par conséquent, les actions à mener doivent permettre à l’entreprise de tendre vers l’excellence opérationnelle afin de respecter les délais, la qualité et les coûts des activités.

A l’issu d’une approche par les risques, contribuez à l’amélioration continue en analysant, en réfléchissant et en appliquant les solutions les plus pertinents et adaptés à l’entreprise en respectant les prérogatives en matière de ressources humaines, matérielles et financières.

Ne perdez pas non plus de temps : une fois l’action trouvée, transmettez un email avec une échéance, un pilote, un délai. Prévoyez un prochain rendez-vous ou un prochain contrôle afin de vérifier l’efficacité de l’action sur l’activité. Réaliser un rapport simple, rapide et concis à la direction afin de rassembler quatre éléments : les faits, l’analyse, la réflexion et l’action.

L’entreprise doit grandir de cette manière. Et cela est valable pour tous les éléments : développement personnel, développement commercial, développement de l’activité. La chose la plus important est d’assoir la conduite des actions sur un système de management intégré prenant en compte le P.D.C.A.

Le plan permet de planifier, de prévoir, d’analyser les besoins des parties prenantes.

Le Do permet de réaliser le travail, les activités, d’avoir cette approche par les risques

Le Check permet de contrôler le travail et de réfléchir à des phases d’amélioration permettant de rendre le travail plus opérationnel toujours en suivant les prérogatives ressources humaines, matérielles et financière de l’entreprise.

Le A de l’Acte permet de vérifier les indicateurs et la pertinence du système en améliorant de manière continuelle l’entreprise. Ce sera la force et le point d’attention des phases qui permettront au dirigeant d’adapter les objectifs futurs de son entreprise.

Toutes ces étapes sont chronophages mais permettront à l’entreprise de constater les évolutions. Une entreprise qui débute ces activités aura une analyse plus courte. Elle vérifiera régulièrement les phases et vérifiera les détails de manière plus minutieuse et plus précise. Une entreprise plus stable pourra faire un point chaque année en évaluant les risques clients, les risques santé, les risques environnementaux, les risques financiers, les risques humains et d’apporter des solutions fiables, solides et pérennes grâce notamment au système de management intégré.

Pour résumer : voici les 6 éléments pour appliquer et intégrer l’amélioration continue dans l’entreprise.

1- Analyser les risques opérationnelles et stratégiques de l’entreprise (SWOT, DUER, PLAN MARKETING)

2- Réfléchir communément avec l’ensemble des experts de l’entreprise : comité de direction, comité de pilotage

3- Utiliser les outils de management d’innovation basés sur la coopération et l’engagement tel que le brainstorming, l’échelle de delivery, le hackathon, le design thinking, ou encore les animations collectives ou les ateliers participatifs,

4- Gérer les priorités : n’attendez pas que la situation se dégrade : situation-action-réaction

5-Planifier : responsabilisez un pilote, positionnez une date et répondez aux questions suivantes : quoi ? qui ? Où ? Quand ? Comment ?

6-Enfin : construisez votre système de management intégré respectant le P.D.C.A

Dîtes moi dans vos commentaires ce que vous pensez de cet article, dîtes moi également ce que vous faîtes pour tenir votre plan d’actions dans vos activités. Qu’est ce qui est selon vous le plus difficile pour voir les transformations positives dans votre entreprise ? Conduite du changement, implication de l’humain, indicateurs ?